配合带领业界形象HKPC投入云端

要改变沿用多年的电脑应用习惯不容易，不过在云端大行其道之时，或者已没有借口。香港生产力促进局（HKPC）一直向工商业界提供技术支援及商业管理服务，带领业界发展，却牢守旧有系统确实说不过去。因此，从电邮系统开始投入云端世界，该局总裁麦邓碧仪认为，此举不但为 HKPC 大幅节省成本，当向中小企推荐服务时更具说服力。

电邮算是最普及的云端应用，就算是微软的 Office 365 也早在 2010 年 10 月推出，经过几年发展，终于得到 HKPC 评核后选用，从传统电邮系统转到 Office 365，使用电邮功能外还有 SharePoint、Yammer、Skype 等，已用上近一年时间。

麦邓碧仪表示，使用云端服务最大的好处是付了年费，每有系统升级会自动处理，可时刻用上最新的功能及技术。

提高弹性及生产力

麦邓碧仪指出，旧有的电邮系统，如身在办公室外就无法开启电邮，但自己却常在外面开会，要批核的文件又多，紧急时只好要同事带着文件到开会地点，为的只是签一个名。旧系统对同事来说也欠弹性及效率，他们同样常在外面为客户提供支援，如遇上问题往往要打电话向上司了解，当中可能涉及图则等，难于口述，需要资源共享空间解决问题。

实事上，旧系统确实跟 HKPC 要领先业行的形象难于匹配，决意换上云端应用，经评估及筛选后选用 Office 365。麦邓碧仪补充：“这也可减少 IT 员工做一些乏味的工作。之前，同事每日下班后，IT 同事都要为电邮系统备份，翌日再把备份磁带送到别的地方储放。间中又要取出磁带测试复元，花很多人力物力，亦是沉闷的工作。采用云端系统有自动备份，IT 同事便可做更好的网络及支援工作。”

减低投资成本亦是走向云端的最大诱因。她强调，如沿用旧系统，软件及硬件升级均要投资，成本不菲。云端最大的好处就是付了年费，每有升级便自动处理。

协作分享平台促进沟通

HKPC 转用 Office 365 后，还以 SharePoint 作为项目协作工具。麦邓碧仪称，局方每年约完成近千个项目，同时进行的项目每年有近 1,600 个，利用 SharePoint 可减少沟通失误。

她又为内部员工启用 Yammer 平台，提供轻松的环境分享知识及日常生活。她认为，利用平台比电邮好，因电邮始终较严肃。究竟这电邮要不要 Cc（副本抄送）给上司？该不该回应电邮？同事可能都有较多考虑。加上官方机构有指定的上款称谓，感觉太过严肃。相反，利用 Yammer 平台，员工较能畅所欲言，是分享日常逸事的好地方。但为免扰乱跌序，要求在平台上的讨论内容要正面、不能人生攻击、不能用假名。“其中一个例子，利用 Yammer 讨论 HKPC 50 周年的大型活动，由于筹备时间需时，用电邮相当麻烦，反观在此平台上讨论却意外地快速。”

用家身份具说服力

HKPC 的角色之一是为中小企展示新的科技方案，云端已见成熟，作为用家便可以过来人的身份作出经验分享。麦邓碧仪强调，虽然局方选用 Office 365，但分享经验上，就会从整体使用云端的好处出发，并提醒中小企在选择供应商时要配合业务发展，不会刻意或推荐某品牌。

她建议：“选择云端服务供应商，要确保公司的资料安全，最好能提供加密功能，还要看公司的财务是否健全、有否技术投资、回应客户的速度是否够快等。”